Prowadzenie indywidualnej kancelarii adwokackiej to nie tylko świadczenie pomocy prawnej klientom, ale także prowadzenie biznesu. Adwokat na starcie swojej aktywności jako przedsiębiorca powinien podjąć wiele kluczowych decyzji i nabyć wiedzę o prowadzeniu przedsiębiorstwa, aby odnaleźć się w nowej roli i móc skupić się na wykonywaniu zawodu. W tekście niżej, przedstawione zostaną informacje na temat kosztów uzyskania przychodów w kancelarii adwokackiej.
1. Koszty kancelarii adwokackiej.
Koszty uzyskania przychodu (KUP) to podstawowe pojęcie dla każdego przedsiębiorcy. Koszty uzyskania przychodu na gruncie podatków, różnią się od kosztów w ujęciu ekonomicznym. Nie wszystko co jest kosztem ekonomicznym, może być kosztem podatkowym. Prawidłowe rozliczenie kosztów pozwala nie tylko na obniżenie podatku dochodowego do zapłaty, ale również wspiera inwestycje w rozwój kancelarii i jej profesjonalny wizerunek. Ponadto nieprawidłowe rozliczanie kosztów podatkowych może prowadzić nawet do odpowiedzialności karnej skarbowej.
2. Czym są koszty uzyskania przychodu i kiedy mają znaczenie?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany i racjonalnie uzasadniony w kontekście prowadzonej działalności prawniczej.
Ponadto istnieje pokaźny katalog wydatków ujętych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. W tym zamkniętym katalogu kosztów ujęte zostały wydatki, które niezależnie od celu ich poniesienia nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
3. Kiedy warto wybrać formy pozwalające na odliczanie kosztów?
Prawnicy prowadzący JDG (kancelarie indywidualne) mogą wybrać jedną z trzech form opodatkowania (pisaliśmy już o tym wstępnie tutaj), jednak tylko dwie z nich pozwalają na rozliczanie kosztów – skala podatkowa oraz podatek liniowy.
Z doświadczenia naszego biura rachunkowego w obsłudze adwokatów wynika, że na początku drogi zawodowej adwokaci wybierają zwykle skalę podatkową. Skala jest dobrym rozwiązaniem w przypadkach mniej dochodowych specjalizacji, podwykonawstwa w mniejszej kancelarii, uruchamiania własnej kancelarii (duże wydatki marketingowe, organizacja biura, niepewność pozyskania nowych klientów), lub niepracującego zawodowo małżonka.
Podatek liniowy jest przede wszystkim dobrym wyborem dla nowych adwokatów, którzy łączą działalność adwokacką z zatrudnieniem na uczelni. Podatek liniowy może być też dobry dla adwokatów, którzy wchodzą na rynek współpracując z dużymi kancelariami zapewniającymi wysokie wynagrodzenie (ale tu trzeba uważać, na przepisy eliminujące tę formę rozliczenia podatkowego, jeśli wcześniej było się pracownikiem) lub mają już pewnych, stałych i dobrze płacących klientów do obsługi w swojej kancelarii i wiedzą, że na pewno znaleźliby się w drugim progu podatkowym, gdyby wybrali skalę.
4. Koszty na start kancelarii adwokackiej – przykłady co można odliczyć.
Rozpoczęcie działalności wiąże się z licznymi wydatkami, które – pod warunkiem prawidłowego udokumentowania – mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu. Do typowych kosztów początkowych należą:
- Adaptacja lokalu do potrzeb kancelarii np. malowanie, montaż mebli, instalacja sieci internetowej).
- Zakup sprzętu i wyposażenia biura, w tym komputerów, drukarek, mebli, sejfów, kamer.
- Zakup licencji, abonamentów i oprogramowania, w tym narzędzi do zarządzania sprawami, prawniczych baz danych, pakietów biurowych oprogramowania.
- Materiały marketingowe na start: projekt logo, strona internetowa, wizytówki, pierwsze kampanie reklamowe (np. Google Ads).
- Szkolenia wdrożeniowe i specjalistyczne, podnoszące kompetencje w zakresie prowadzenia kancelarii, wdrożenia RODO i AML.
- Zakup togi.
Uwaga: Koszty poniesione przed oficjalną rejestracją JDG również mogą być zaliczone do KUP, o ile są odpowiednio udokumentowane (np. faktury wystawione na przyszłego przedsiębiorcę).
5. Obszerna lista kosztów uzyskania przychodu w kancelarii adwokackiej
I. Wyposażenie i technologia
- Komputery, laptopy, monitory, stacje dokujące, router,
- Drukarki, skanery, niszczarki, urządzenia wielofunkcyjne.
- Licencje i subskrypcje oprogramowania (MS Office, LEX, Legalis, VPN).
- Systemy do zarządzania kancelarią (kalendarze spraw, repozytoria dokumentów).
II. Bezpieczeństwo i ochrona danych
- Bezpieczne przechowywanie danych: serwery NAS, szyfrowane dyski, backupy w chmurze.
- Monitoring biura, alarmy, usługi firm ochroniarskich.
- Sejfy (na akta, sprzęt), zabezpieczenia fizyczne dokumentacji np. szafy.
- Szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla adwokata i zespołu.
- Certyfikaty SSL dla strony WWW kancelarii.
III. Lokal i media
- Czynsz najmu lokalu wykorzystywanego do działalności.
- Energia elektryczna, internet, woda, ogrzewanie – jeśli lokal jest wyłącznie firmowy.
- Koszty adaptacji biura, remonty, odświeżenie wnętrz.
- Meble biurowe: fotele ergonomiczne, biurka, regały.
- Oświetlenie, akustyka wnętrz, klimatyzacja.
- Tablice z logo, oznaczenia zewnętrzne kancelarii.
IV. Marketing i widoczność w sieci
- Budowa i utrzymanie strony internetowej.
- Pozycjonowanie witryny – audyt SEO, zlecenie tworzenia treści na stronę internetową,
- Stworzenie wizytówki Google i zewnętrzne usługi zarządzania nią,
- Stworzenie i zarządzanie mediami społecznościowymi kancelarii – Facebook, Instagram, YouTube, Linkedin, Tiktok,
- Kampanie Google Ads, Facebook Ads.
- Projekt graficzny logo, wizytówek, papeterii.
- Artykuły sponsorowane, udział w katalogach branżowych.
V. Rozwój zawodowy i szkolenia
- Konferencje prawnicze, seminaria, szkolenia specjalizacyjne
- Subskrypcje platform edukacyjnych (np. szkolenia e-learningowe).
- Książki i publikacje specjalistyczne
- Prenumeraty czasopism i publikacji branżowych (np. FIDICi dla adwokatów zajmujących się branżą budowlaną i zamówieniami publicznymi)
VI. Wydatki bieżące i operacyjne
- Usługi księgowe, doradztwo podatkowe, audyty,
- Koszty telefonów służbowych, abonamentów, serwisów IT,
- Usługi prawne zewnętrzne – np. substytucje na rozprawy,
- Usługi pocztowe i kurierskie,
- Wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców,
- Podpis kwalifikowany.
VII. Koszty budowy relacji i podróży
- Posiłki z klientami (z tym trzeba bardzo ostrożnie), kawa i herbata, poczęstunek w kancelarii.
- Koszty podróży: bilety kolejowe, paliwo, opłaty drogowe, noclegi,
- Co do zasady koszty samochodu użytkowanego w działalności (będzie o tym odrębny wpis, bo zagadnienie rozliczania kosztów użytkowania samochodów jest bardzo zróżnicowane i wymaga kompleksowego omówienia),
- Parking, taxi – jeśli na potrzeby działalności.
Koszty wątpliwe – na co uważać?
Co może zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy:
- Wydatki na home office – odliczamy tylko proporcję,
- Szkolenia ogólnorozwojowe – np. kurs języka angielskiego lub wspinaczki nie będzie uznany za koszt, chyba że można udokumentować ich związek z działalnością.
- Wydatki na ubrania – co do zasady traktowane jako reprezentacja, a wydatki na nią są wyłączone z kosztów podatkowych.
- Wydatki na rozrywkę – konsole, gry na nie, abonamenty streamingowe. Takie wydatki, jeśli mają służyć kancelarii wymagają oparcia w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo jako podatnik.
Dlaczego współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym ma znaczenie?
W działalności prawniczej granica między wydatkiem osobistym a firmowym bywa cienka. Profesjonalne biuro rachunkowe:
- Pomaga dobrać optymalną formę opodatkowania do planowanych przychodów i kosztów,
- Pomaga zaplanować wydatki i określić czy nie będą wyłączone z kosztów podatkowych,
- W przypadku kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów lub wątpliwych interpretacyjnie poinformuje o tym,
- wskaże, na co trzeba uważać np. kasa fiskalna, fiskalizacja porad online, rozliczenia kosztów sądowych
z klientem, - Zapewni spójność ewidencji, oraz porządek w rozliczeniach z urzędem skarbowym oraz ZUS.
Podsumowanie
Odliczanie kosztów uzyskania przychodu to nie tylko prawo adwokata, który wybrał skalę podatkową lub podatek liniowy, ale również potężny mechanizm wspierający rozwój kancelarii adwokackiej. Kluczem do bezpiecznego
i efektywnego ich rozliczania jest:
- staranna dokumentacja,
- jasny związek z działalnością prawniczą,
- odpowiedzialne podejście,
- współpraca z dobrym biurem rachunkowym.
Autorzy: Zespół Biura LEX we współpracy z adw. Maciejem Cyprianem Flisem
Kontakt:
81 533 88 17
81 534 15 18
info@biurolexlublin.pl