Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów nazywana krócej Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowe pojęcie które powinien znać każdy przedsiębiorca. W naszym biurze rachunkowym w Lublinie regularnie wyjaśniamy klientom, dlaczego KPiR jest często niezbędna i jak wygląda jej prowadzenie. Poniżej znajdziesz podstawowy przegląd informacji o tej formie księgowości.
1. Czym Jest KPiR? Podstawowe informacje.
Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma ewidencji, w której rejestruje wszystkie przychody i koszty związane z działalnością gospodarczą. Na jej podstawie obliczany jest dochód do opodatkowania, co bezpośrednio przekłada się na wysokość podatku dochodowego. W praktyce KPiR pełni trzy główne funkcje:
- Ewidencję finansową – dokumentuje każdą operację gospodarczą.
- Podstawę rozliczeń z US – umożliwia wyliczenie zaliczek na podatek oraz rocznego zeznania.
- Narzędzie analityczne – pomaga w monitorowaniu kondycji firmy poprzez śledzenie przychodów i kosztów.
W naszym biurze rachunkowym w Lublinie podkreślamy, że precyzyjne prowadzenie KPiR to nie tylko obowiązek, ale i szansa na lepszą orientację w finansach firmy.
2. Podstawa Prawna KPiR: Dla Kogo Jest Obowiązkowa?
Regulacje dotyczące KPiR wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów. Obwiązek prowadzenia KPIR mają:
- Osoby fizyczne rozliczające się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatku liniowego.
- Spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych– jedna KPiR dla całej spółki, niezależnie od liczby wspólników.
- Przedsiębiorstwa w spadku – do momentu ich likwidacji lub przekształcenia.
- Rolnicy – ale to trochę inna KPIR, tę kwestię omówimy w innym wpisie, bo stosuje się tutaj odrębne przepisy i trochę inaczej to działa.
Ważne: Jeśli wspólnik spółki prowadzi równolegle własną działalność gospodarczą, musi dla niej założyć osobną KPiR.
3. Struktura KPiR: Co Musi Znaleźć Się w Księdze?
Na początek każda KPiR musi zawierać stronę tytułową, na której umieszcza się dane podatnika (imię i nazwisko lub nazwa , adres) oraz rodzaj prowadzonej działalności .
Następnie prowadzi się kolejne karty księgi, podzielone na kolumny, w których zapisuje się chronologicznie:
- Lp. – kolejny numer zdarzenia, identyczny z numerem dowodu będącego podstawą zapisu.
- Data zdarzenia gospodarczego – dzień poniesienia wydatku lub uzyskania przychodu.
- Nr dowodu księgowego – numer faktury, paragonu lub zestawienia sprzedaży.
- Dane kontrahenta – imię i nazwisko (lub nazwa firmy) oraz adres dostawcy lub odbiorcy.
- Opis zdarzenia – krótki opis istoty operacji (np. „zakup materiałów stalowych”, „usługa serwisowa”).
- Przychody – rozbite na sprzedaż wyrobów i usług, pozostałe przychody oraz łączną kwotę przychodów.
- Wydatki (koszty) – obejmujące kolejno:
- zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu,
- koszty uboczne zakupu (transport, ubezpieczenie, załadunek,
- pozostałe wydatki (np. czynsz, energia, paliwo),
- wynagrodzenia wypłacane w gotówce i w naturze,
- koszty działalności badawczo-rozwojowej.
- Uwagi – miejsce na adnotacje dotyczące np. spisów z natury, przesunięć wewnętrznych czy korekt zapisów.
Po zakończeniu każdego miesiąca sumuje się wartości w kolumnach przychodów i wydatków, podkreśla podsumowania, a na koniec roku sporządza odrębne zestawienie roczne, gromadzące dane z całego okresu.
4. Formy KPiR
- Papierowa księga – wymaga ręcznego wpisywania danych i przechowywania fizycznych dokumentów.
- Księga elektroniczna– wykorzystanie programów księgowych.
5. Obowiązki Formalne: Terminy, Zgłoszenia, Archiwizacja
- Rozpoczęcie KPiR – w dniu rozpoczęcia działalności.
- Zgłoszenie do US – przez formularz CEIDG-1 lub osobne zawiadomienie w ciągu 20 dni od założenia księgi.
- Aktualizacja wpisów – do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
- Archiwizacja – przechowuj księgę i dowody przez 5 lat od końca roku podatkowego (co czasu przedawnienia zobowiązania podatkoweg).
Masz KPiR? Nasze biuro rachunkowe ją chętnie poprowadzi za Ciebie.
Niezależnie czy prowadzisz duże przedsiębiorstwo czy dopiero planujesz rozpocząć prowadzenie biznesu. Zachęcamy do rozważenia skorzystania z oferty naszego biura rachunkowego.
Co oferujemy z naszej strony to:
-
Doświadczenie – “LEX” Biuro Podatkowe Krzysztof Flis, jako działalność gospodarcza jest prowadzone od 2005 roku, jednak firma istnieje od 1993 r. (wcześniej jako “LEX” Biuro Podatkowe Danuta Flis) i było jedną z pierwszych firm księgowych na rynku lubelskim.
-
Profesjonalizm – nasi pracownicy są z nami od wielu lat. W biurze pracują obecnie tylko osoby, które mają doświadczenie w księgowości oraz w zakresie obsługi ZUS.
-
Elastyczność – wiemy, że życie potrafi zaskoczyć. Jeśli nasz klient znajduje się w trudnej sytuacji, staramy się mu pomóc, a nie dodawać zmartwień. Chcielibyśmy dokumenty do księgowania mieć przed 10- dniem miesiąca, ale wiemy, że czasem ich dostarczenie może nie być możliwe. Będąc w trudnej sytuacji losowej, poinformuj nas o tym, a na pewno uda nam się wypracować jakieś rozwiązanie.
-
Indywidualne podejście – nie sprzedajemy korporacyjnego produktu, dziwnych subskrypcji, ani pakietów usług. Dajemy to co jest potrzebne – księgowość dla przedsiębiorcy i obsługę w zakresie ZUS. Znamy każdego naszego klienta, nawet jeśli obsługujemy go zdalnie. Każdy z naszych klientów ma przypisaną konkretną osobę, która prowadzi jego księgowość oraz sprawy z ZUS – do której można zadzwonić lub przyjść i porozmawiać.
-
Kompleksowość obsługi – oferujemy ksiegowość i obsługę w zakresie ZUS, ale wiemy, że czasem potrzeba więcej. Jeśli nie masz jeszcze założonej działalności gospodarczej pomożemy Ci to zaplanować oraz przejść przez proces rejestracji. Nasi klienci potrzebują czasem pomocy z uzupełnieniem formularzy (np. do banku) lub wygenerowania danych finalsowych – pomagamy w tym zakresie na ile pozwala nam nasza rola.
-
Jasne warunki współpracy – mamy długie i obszerne umowy, ale nie wyglądają one jak w banku lub ubezpieczalni. Staramy się dokładnie i jasno ustalić warunki współpracy, aby nie było niespodzianek i żeby obie strony wiedziały czego mogą wzajemnie oczekiwać. Każda umowa może być indywidualnie negocjowana i modyfikowana.
-
Możliwość stacjonarnego spotkania – jesteśmy obecni fizycznie w centrum Lublina, w obecnym biurze od ponad 20 lat. Jeśli chcesz porozmawiać na temat swojej firmy i rozliczeń, lub dostarczyć papierowe dokumenty jest taka możliwość.
-
Bezpieczeństwo – mamy obowiązkowe ubezpieczenie na księgi handlowe oraz ubezpieczenia dobrowolne na ewidencje uproszczone w tym KPIR i ZUS (stosujemy praktykę, że na każde życzenie klienta możemy pokazać polisę). Pracujemy na oryginalnym oprogramowaniu, a nasze komputery oraz sieć są obsługiwane przez profesjonalną firmę informatyczną, która dba o bezpieczeństwo danych.
Autor: Zespół Biura LEX
Kontakt: