Sytuacje nadzwyczajne takie jak nagła choroba, wypadek czy nawet śmierć przedsiębiorcy lubią przychodzić w najmniej odpowiednim momencie, dlatego warto być przygotowanym. Te zdarzenia nie tylko wpływają na życie prywatne właściciela, ale mogą bezpośrednio zagrozić ciągłości działania biznesu.
W tym artykule nie sprzedajemy ubezpieczeń, a omawiamy jak zabezpieczyć swój biznes na wypadek sytuacji kryzysowych i jak wdrożyć awaryjne zarządzanie firmą.
1. Sytuacja nadzwyczajna – skutki
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej pełni wszystkie kluczowe role: zarządza zespołem, odpowiada za finanse, reprezentuje firmę przed kontrahentami i urzędami. Gdy nagle go zabraknie – nawet tymczasowo – może to skutkować:
- brakiem możliwości realizowania bieżących zobowiązań,
- utratą kontraktów,
- paraliżem operacyjnym (np. brak dostępu do konta, brak osoby uprawnionej do podpisania faktur),
- konsekwencjami podatkowymi,
- w skrajnych przypadkach – koniecznością zakończenia działalności.
Dlatego kluczowe jest planowanie sukcesji i awaryjne zarządzanie firmą już na etapie dobrze działającego przedsiębiorstwa.
Krok 1: Zadbaj o dokumentację i procesy
Pierwszym krokiem w tworzeniu planu awaryjnego jest uporządkowanie kluczowej dokumentacji oraz identyfikacja procesów biznesowych. Odpowiedz sobie (i spisz) odpowiedzi na pytania:
- Gdzie są dane do logowania do kont bankowych, systemów fakturowych, CRM, mediów. społecznościowych?
- Kto ma dostęp do serwera, dokumentacji, archiwum?
- Kto zna cykle płatności, umowy z kontrahentami, zasady obsługi klientów, procedury?
To nie tylko pomocne w razie nagłego wypadku, ale również nieocenione, jeśli kiedykolwiek zechcesz sprzedać lub przekazać firmę.
Krok 2: Ustanów pełnomocnika lub prokurenta
Pełnomocnik lub prokurent może działać w Twoim imieniu za życia – np. w razie hospitalizacji, wyjazdu, chwilowej niedyspozycji. W praktyce warto:
- udzielić pełnomocnictwa ogólnego zaufanej osobie do bieżących czynności prawnych i finansowych (o pełnomocnictwie pisaliśmy tutaj),
- rozważyć ustanowienie prokury – szczególnej formy pełnomocnictwa handlowego, zgłaszanej do CEIDG (o prokurze pisaliśmy tutaj),
UWAGA: zarówno pełnomocnictwo, jak i prokura wygasają z chwilą śmierci przedsiębiorcy – nie zapewniają więc kontynuacji działalności po śmierci właściciela. Dlatego warto przejść do kolejnego kroku.
Krok 3: Ustanów zarządcę sukcesyjnego
Zarząd sukcesyjny to najskuteczniejszy instrument pomagający kontynuować działalność jednoosobowej działalności gospodarczej, po śmierci przedsiębiorcy. (pisaliśmy o nim szczegółowo tutaj)
Co daje zarząd sukcesyjny?
- pozwala zachować numer NIP, kontynuować rozliczenia podatkowe,
- umożliwia dalsze działanie z kontrahentami,
- umożliwia wypłatę wynagrodzeń i zatrzymanie pracowników,
- daje czas na przejęcie działalności przez spadkobierców.
Jak to zrobić?
- Wskazujesz zarządcę sukcesyjnego za życia i zgłaszasz go do CEIDG (lub robią to Twoi bliscy po Twojej śmierci, co jest rozwiązaniem mniej wygodnym i bardziej ryzykownym),
- Zarządcą może być np. Twój małżonek, dorosłe dziecko, wspólnik lub zaufany pracownik,
- Można też wskazać zarządcę rezerwowego – na wypadek rezygnacji lub śmierci pierwszego.
Zarząd sukcesyjny trwa do 2 lat od śmierci przedsiębiorcy (lub 5 lat w wyjątkowych sytuacjach), co daje czas na formalne przejęcie biznesu.
Krok 4: Przygotuj bliskich i zespół
Formalności to jedno, ale nawet najlepszy plan nie zadziała, jeśli nikt nie będzie o nim wiedział. Warto poinformować najbliższych:
- kto ma pełnomocnictwa lub prokurę,
- kto jest wskazany jako zarządca sukcesyjny,
- gdzie przechowywana jest dokumentacja.
Dobrą praktyką jest stworzenie fizycznej lub cyfrowej „teczki awaryjnej” – z hasłami, kopiami pełnomocnictw, procedurami, listą kontaktów.
Warto także zadbać o regulację spraw spadkowych, w szczególności spisać testament, regulujący kwestię dziedziczenia majątku przedsiębiorcy.
Czy awaryjne zarządzanie firmą musi być drogie?
Nie. W większości przypadków wystarczą proste i darmowe działania: wpisanie pełnomocnika lub zarządcy do CEIDG, przygotowanie planu awaryjnego, rozmowa z bliskimi i zespołem. Brak tych działań może kosztować znacznie więcej – utratę klientów, przychodów i ciągłości.
Podsumowanie
Awaryjne zarządzanie firmą dotyczy każdego przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości jego biznesu. Dobrze przygotowany plan i uporządkowane formalności mogą uratować przedsiębiorstwo przed poważnymi stratami i zakończeniem działalności. Zadbaj o to, by Twoja działalność nie zatrzymała się tylko dlatego, że nie przygotowałeś się na nieoczekiwane.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i szukasz wsparcia w prowadzeniu księgowości nasze biuro rachunkowe w Lublinie służy pomocą. Prowadzimy obsługę uproszczonych form księgowości oraz ksiąg rachunkowych. Nie są nam obce również sytuacje nadzwyczajne, przez 30 lat działalności mieliśmy styczność z wieloma zdarzeniami losowymi u naszych klientów.
Skontaktuj się z nami, by uzyskać wsparcie dopasowane do Twojej sytuacji.
Autor: Zespół Biura Podatkowego LEX Krzysztof Flis